Manajemen Proyek

Manajemen Proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu pula. Manajemen proyek sangat cocok untuk suatu lingkungan bisnis yang menuntut kemampuan akuntansi, fleksibilitas, inovasi, kecepatan, dan perbaikan yang berkelanjutan.

Manajemen Proyek besar mencakup tiga fase :

(1) Perencanaan meliputi penetapan tujuan, pendefinisian proyek, dan organisasi tim,

(2) Penjadualan, menghubungkan orang, supplies ke aktivitas khusus,

(3) Pengendalian, mengawasi sumber-sumber daya (faktor produksi), biayanya, kualitas dan anggaran.

1. Perencanaan Proyek

Dimana terdiri dari :

•       Organisasi Proyek : merupakan suatu cara yang efektif untuk mengumpulkan orang dan sumber daya fisik yang diperlukan untuk waktu yang terbatas guna menyelesaikan suatu proyek tertentu. Biasanya struktur organisasi proyek bersifat temporer (sementara) yang dirancang untuk mencapai hasil / tujuan tertentu dengan menggunakan tenaga ahli dari luar perusahaan.

•      Organisasi Proyek Berfungsi dengan Baik , jika memenuhi kriteria sebagai berikut  : (1) Pekerjaan bisa didefinisikan dengan tujuan tertentu dan tanggal batas waktunya, (2) Pekerjaan itu unik, atau sesuatu yang tidak lazim atas organisasi yang sudah ada, (3) Pekerjaan itu memuat tugas saling berkaitan dan kompleks yang membutuhkan kualitas tertentu, (4) Proyek bersifat temporer tapi sangat penting/kritis terhadap perusahaan.

•        Perencanaan Proyek: Tim manajemen proyek sudah mulai bekerja sebelum proyek dilaksanakan, sehingga bisa dibuat rencana proyek : (1) menetapkan sasaran proyek (2) mendefinisikan proyek, dan memecahnya menjadi ke dalam bagian-bagian yang bisa dikelola.

2. Penjadualan Proyek

Penjadualan Proyek : menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan. Bahan baku dan tenaga kerja yang diperlukan dalam setiap tahapan produksi dihitung. Dalam fase ini, juga ditentukan waktu yang diperlukan oleh setiap aktivitas. Sedangkan penjadualan untuk kebutuhan personalia berdasarkan jenis kemampuan dibuat terpisah dalam diagram. Diagram juga dapat dikembangkan untuk menjadualkan bahan baku.

Diagram Gantt adalah diagram batang yang menunjukkan waktu Disebut GANTT karena ditemukan oleh Henry Gantt. merupakan alat bantu visual yang berguna dalam pembebanan dan penjadualan. Penggunaan diagram Gantt membutuhkan biaya yang rendah dan dapat membantu manajer dalam : (1) merencanakan semua kegiatan, (2) perhitungan penyelesaian pesanan, (3) pencatatan perkiraan waktu kegiatan, dan (4) pengembangan keseluruhan jangka waktu proyek

                  Contoh diagram gant:

•          Kegunaan Penjadualan Proyek :

1. Menunjukkan hubungan utama diantara kegiatan-kegiatan
2. Menunjukkan hubungan antar tiap aktivitas / kegiatan dalam proyek
3. Mendorong penentuan waktu yang diperlukan dan perkiraan biaya untuk setiap kegiatan
4. Membantu meningkatkan penggunaan sumber daya manusia, uang, dan material dengan mengidentifikasi hambatan kritis dalam proyek.

•          Keuntungan  Diagram Gantt : (1) dapat digunakan dalam proyek sederhana yang membantu manajer dalam pengawasan kemajuan setiap aktivitas, (2)  dalam proyek besar dapat dipakai sebagai ringkasan status proyek dan  melengkapi pendekatan jaringan lain. (3) Biayanya relatif rendah (4) pembuatannya relatif lebih mudah.

•          Kelemahan Diagram Gantt : (1) tidak mudah untuk diperbarui, (2) kurang memberikan ilustrasi yang nyata tentang hubungan antara kegiatan dan sumber dayanya